Od 1 stycznia 2015 roku w ramach kolejnej transzy deregulacyjnej wchodzi w życie Ustawa z 7 listopada 2014 roku o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej. Założeniem nowych przepisów była poprawa warunków wykonywania działalności gospodarczej, zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy nowe rozwiązania mają odciążyć pracodawców od czynności biurokratycznych.
Jednym z elementów nowej regulacji jest wprowadzenie zasad określania wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych. Zgodnie z nowym art. 12 ust. 2a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężna takiego nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi wyniesie 250 zł miesięcznie (dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3) albo 400 zł miesięcznie (dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3).
Kolejną intersującą zmianą jest zwolnienie z podatku dochodowego świadczenia otrzymanego przez pracownika w postaci organizowanego przez pracodawcę dowozu do zakładu pracy.
Auta służbowe wykorzystywane do celów prywatnych
W ogólnym rozrachunku zmiany należy ocenić jako korzystne. Pracodawcy długo oczekiwali na wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów jednoznacznych i prostych zasad rozliczania tego rodzaju świadczenia na rzecz pracowników, w szczególności, że służbowe auto jest wielokrotnie traktowane jako dodatkowa zachęta i forma gratyfikacji dla pracownika. Już w zeszłym roku w Ministerstwie Finansów pojawiły się propozycje wprowadzenia nowych przepisów, ale dopiero w tym roku udało się je zrealizować. Niewątpliwą zaletą wprowadzanych zmian jest wyeliminowanie ryzyka, jakie ponosili dotychczas głównie pracodawcy, związanego z ustaleniem wartości pieniężnej tego rodzaju benefitu dla pracownika. Dotychczas obowiązujące przepisy nakazywały w tym przypadku stosować ceny rynkowe, ale trudno przyrównywać sytuację osoby korzystającej na co dzień po pracy z samochodu służbowego z krótkookresowym wynajmem auta w wypożyczalni. Z tego względu pracodawcy narażeni byli na ryzyko podważenia przez urząd skarbowy przyjętej przez nich wyceny świadczeń na rzecz pracowników.
Jak rozliczano dotychczas?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przychodem z umowy o pracę jest nie tylko wynagrodzenie wypłacane pracownikowi w formie pieniężnej, ale również wartość niektórych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych otrzymywanych przez pracownika. Takimi świadczeniami są przykładowo prywatna opieka medyczna, karnety sportowe czy udostępnienie auta służbowego do celów prywatnych.
Zatem w przypadku udostępnienia pracownikowi auta służbowego do celów prywatnych pracodawca powinien takie świadczenie wycenić i opodatkować podatkiem dochodowym. Przykładowo z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik wyjeżdża służbowym autem na urlop lub jedzie nim po pracy na zakupy albo nawet dojeżdża z domu do pracy. Gdyby pracodawca nie wycenił i nie opodatkował takiego świadczenia, naraża się na ryzyko odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenie społeczne w zaniżonej wysokości.
W związku z tym dotychczas większość pracodawców starała się opodatkowywać takie świadczenia. Zazwyczaj zasady rozliczania są ujęte w wewnętrznych regulaminach lub politykach korzystania z aut służbowych do celów prywatnych, ewentualnie odpowiednie zapisy mogą znaleźć się już w samej umowie o pracę.
Pracodawcy stosowali różne rozwiązania. Najbardziej uciążliwe dla pracowników i jednocześnie najbezpieczniejsze dla pracodawców było zobowiązanie pracownika do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W ten sposób ustalana była proporcja, w jakiej służbowe auto było wykorzystywane do celów prywatnych. Innym rozwiązaniem było przydzielenie pracownikowi określonego ryczałtowo limitu kilometrów do przejechania w miesiącu w celach prywatnych. Czasami pracodawcy zobowiązywali pracowników do podpisania oświadczenia w tym zakresie. Wycena świadczenia była zaś wykonywana w oparciu o koszty wynajęcia auta na rynku lub w oparciu o opłaty wynikające z zawartych przez pracodawców umów leasingu.
Część pracodawców stosowała również rozwiązanie, w którym pracownik płaci pracodawcy co miesiąc określoną ryczałtowo kwotę, np. 200zł za udostępnienie mu służbowego auta do celów prywatnych.
Zmiany na korzyść pracodawców
Nowe przepisy są bardziej korzystne, jeśli w porównaniu jako podstawę wyceny świadczenia na rzecz pracownika przyjmiemy cenę wynajęcia auta w wypożyczalni. Praktycznie niemożliwe jest porównanie sytuacji osoby korzystającej na co dzień po pracy z samochodu służbowego przez długi okres czasu z krótkookresowym wynajęciem auta w wypożyczalni. Przecież nikt nie wynajmuje samochodu, żeby dojeżdżać nim do pracy, albo zawieźć dzieci przed pracą do szkoły. Tymczasem zgodnie z większością interpretacji Ministerstwa Finansów dotychczas obowiązujące przepisy nakazywały przyjęcie do wyceny świadczenia na rzecz pracownika właśnie rynkowych cen wynajęcia auta w wypożyczalni.
Zmiany są na pewno korzystne dla pracodawców. Jako płatnicy są odpowiedzialni przecież za odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy pracowników w odpowiedniej wysokości. Teraz będą mogli mieć pewność, że robią to prawidłowo. Nie będą już musieli opracowywać i wdrażać skomplikowanych procedur wyliczania wartości świadczenia na rzecz pracownika polegającego na udostępnieniu mu służbowego auta do celów prywatnych.
Dla większości pracowników korzystających z aut o pojemności silnika do 1,6 litra zmiany w przepisach będą raczej neutralne. W praktyce pracodawcy przyjmowali często ryczałtowo przychód w wysokości kilkuset złotych bez względu na pojemność silnika auta i od takiej kwoty był rozliczany podatek dochodowy pracownika. Większy podatek niż dotychczas zapłacą pracownicy korzystający z aut o większym silniku niż 1,6l, którym pracodawcy wyliczali wartość przychodu z tytułu korzystania z auta poniżej 400zł miesięcznie.
Przykładowo pracownik, któremu pracodawca przypisywał ryczałtowo przychód z tytułu korzystania ze służbowego auta do celów prywatnych w wysokości 250zł miesięcznie, płacił od tego podatek w wysokości 45zł miesięcznie przy pierwszym progu podatkowym oraz 80 zł, jeśli wpadał w drugi próg podatkowy.
Po wejściu w życie nowych przepisów ten sam pracownik, jeśli jeździ autem z silnikiem o pojemności ponad 1,6 litra zapłaci już odpowiednio 72zł lub 128zł podatku miesięcznie.
Kwota ryczałtu jest uzależniona od pojemności silnika auta, nie zależy zaś zupełnie od wartości samochodu, jego stopnia zużycia czy wyposażenia. Pokrzywdzeni mogą poczuć się zatem pracownicy korzystający z aut starszych, gorzej wyposażonych ale posiadających większy silnik.
Pozostaną wątpliwości
Nowe przepisy nie mówią nic na temat kosztów pobocznych związanych z użytkowaniem auta – kosztem napraw, przeglądów technicznych, myjni, środków czystości, parkingu, itp. Nie wiadomo, czy koszty te, jeśli są w pełni ponoszone przez pracodawcę, mieszczą się również w przyjętym ryczałcie.
Dodatkowo przepisy milczą na temat rozliczania paliwa. Tu znowu pracownik powinien rozliczyć się szczegółowo z paliwa zużytego do jazdy na cele prywatne, czyli powraca problem z dokładnym ustaleniem liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych i prywatnych, a przecież tę uciążliwość Ustawodawca chciał z przedsiębiorców zdjąć.
Ponadto przepisy pozwalają na zmniejszenie kwoty ryczałtu, jeśli pracownik nie korzystał z auta przez część miesiąca. Zgodnie z nowym art. 12 ust. 2b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot ryczałtów. Na tym tle mogą pojawić się pewne wątpliwości interpretacyjne. Wydaje się, że pracownik będzie zatem musiał deklarować w każdym miesiącu przez ile dni wykorzystywał auto do celów prywatnych. Problem ten dotyczy również pracodawców, którzy jedno auto pozostawiają do dyspozycji kilku pracowników. W takim przypadku będzie konieczne ustalenie kto i kiedy korzystał z auta do celów prywatnych.
Inną kwestia budząca wątpliwości przedsiębiorców jest to, czy ryczałt obejmuje korzystanie z aut służbowych również w trakcie długotrwałych urlopów.
Istotne jest również, że nowe przepisy będzie stosować się tylko do pracowników, nie obejmują one już na przykład kontraktów menedżerskich. Biorąc pod uwagę treść zmienionych przepisów, wydaje się, że dla kontraktów menedżerskich trzeba będzie nadal stosować ogólne zasady mówiące o rynkowej wycenie świadczenia, czyli w przypadku tego rodzaju umów problem pozostanie.
Zmiany senatu
Zdecydowanie pozytywnie należy ocenić poprawki wprowadzone przez Senat rozszerzające nowe przepisy również na częściowo odpłatne korzystanie z aut służbowych do celów prywatnych. Tutaj senatorowie odpowiedzieli pozytywnie na postulaty zgłaszane przez organizacje pracodawców. Wielu pracodawców udostępnia bowiem pracownikom służbowe samochody do celów prywatnych za częściową odpłatnością. Pobierają oni od pracowników opłaty w wysokości kilkuset złotych miesięcznie. Tego przypadku nie obejmowała wersja ustawy uchwalona 23 października 2014 roku przez Sejm. Odnosiła się ona jedynie do całkowicie nieodpłatnego korzystania z aut przez pracowników. Gdyby nie zmiany Senatu do ustalenia dochodu pracowników ponoszących częściowe opłaty wciąż należałby stosować ceny rynkowe. Poprawione przepisy przewidują, że w przypadku tych pracowników przychód do opodatkowania będzie stanowił różnicę pomiędzy kwotą ryczałtu wynikającą z ustawy a ponoszoną przez pracownika odpłatnością na rzecz pracodawcy.
Przykładowo, jeśli pracownik płaci obecnie pracodawcy 200zł miesięcznie z tytułu korzystania ze służbowego auta na cele prywatne, to po wprowadzeniu nowych przepisów pracodawca rozpozna u niego dodatkowo dochód w wysokości 50zł i od tej kwoty odprowadzi podatek (zakładając, że chodzi o auto o pojemności do 1,6l).
Finansowanie dowozu do zakładu pracy
Kolejną ciekawą zmianą jest zwolnienie z podatku dochodowego świadczenia otrzymanego przez pracownika w formie dowozu do zakładu pracy organizowanego przez pracodawcę. Niestety zwolnienie ogranicza się jedynie do transportu autobusem. Zgodnie zaś z Ustawą prawo o ruchu drogowym autobus jest definiowany jako pojazd przeznaczony do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą. W związku z powyższym zwolnienie nie obejmie dowozu do pracy innymi środkami komunikacji niż autobus (np. dowóz pojedynczych pracowników samochodem osobowym).
Dotychczas zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Finansów tego rodzaju świadczenia na rzecz pracowników należało opodatkować. Problemem dla pracodawców było jednak obliczenie wartości pieniężnej przychodu, jaki osiąga z tego tytułu pracownik. W orzecznictwie sądów administracyjnych zarysował się pogląd o możliwości opodatkowania niepieniężnego świadczenia rzeczywiście otrzymanego przez pracownika z tytułu skorzystania przez niego z transportu organizowanego przez pracodawcę (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 kwietnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 1724/10). Zagadnienie opodatkowania nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników, w tym w szczególności dowożenia pracowników z miejsca zamieszkania do pracy, było analizowane także przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13). W ocenie Trybunału Konstytucyjnego przychodem pracownika jest świadczenie, które zostało spełnione za zgodą pracownika w jego indywidualnym interesie w celu uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. W tej sytuacji pracownik zaoszczędzi wydatek w postaci zakupu biletu miesięcznego lub kosztów dojazdu własnym samochodem.
Podobnie jak w przypadku korzystania z aut służbowych do celów prywatnych zwolnienie będzie stosować się tylko do pracowników. Zgodnie z dosłownym brzmieniem przepisów nie obejmują one innych form zatrudnienia (np. umów zlecenia czy umów o dzieło).