Certyfikaty rezydencji – wymogi formalne

Od stycznia 2015 roku weszły w życie nowe zasady dotyczące certyfikatów rezydencji podatkowej. Nowe przepisy będą miały wpływ na wiele rodzajów płatności dokonywanych przez polskie podmioty na rzecz odbiorców zagranicznych.

 

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami certyfikat rezydencji podatkowej niezawierający okresu ważności będzie ważny przez okres dwunastu miesięcy od dnia jego wydania.  Zatem według nowych zasad polski płatnik powinien uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej od podmiotu zagranicznego będącego odbiorcą płatności przed jej dokonaniem (data wydania certyfikatu podatkowego musi być wcześniejsza niż data płatności, gdyż certyfikat jest ważny dopiero od dnia jego wydania).

 

Dokonanie płatności bez posiadania ważnego certyfikatu rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta powoduje powstanie po stronie polskiego podmiotu (płatnika) obowiązku pobrania podatku u źródła w podstawowej stawce – 19% dla dywidend lub 20% dla pozostałych płatności.

 

W przypadku posiadania ważnego certyfikatu rezydencji podatkowej, strony mogą być upoważnione do zastosowania obniżonej, preferencyjnej stawki podatku lub nawet do skorzystania ze zwolnienia z podatku u źródła. Kwestie te są zazwyczaj uregulowane w poszczególnych umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania.

 

Ważne jest zatem, aby polskie podmioty dokonujące płatności za granicę wdrożyły odpowiednie wewnętrzne systemy monitorowania ważności certyfikatów rezydencji podatkowej swoich kontrahentów. W szczególności, w przypadku długoterminowych kontraktów.

 

Powyższe zasady odnoszą się do płatności dokonywanych za granicę z tytułu, miedzy innymi:

  • odsetek,
  • dywidend lub innych przychodów z tytułu udziału w zysku,
  • usług gwarancji i poręczeń,
  • usług doradczych,
  • usług księgowych,
  • usług badania rynku,
  • usług prawniczych,
  • usług reklamowych,
  • usług zadządczych,
  • usług przetwarzania danych,
  • usług rekrutacji personelu oraz usług o podobnym charakterze do powyższych,
  • praw autorskich i praw pokrewnych,
  • praw do wzorów i projektów wynalazczych,
  • znaków towarowych oraz wzorów zdobniczych,
  • know-how,
  • użytkowania lub prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego,
  • działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej wykonywanej przez osoby prawne mające siedzibę za granicą, organizowanej za pośrednictwem osób fizycznych lub osób prawnych prowadzących działalność w zakresie imprez artystycznych, rozrywkowych lub sportowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Certyfikat rezydencji podatkowej powinien przede wszystkim zawierać informację, że odbiorca płatności posiada status rezydenta podatkowego w obszarze jurysdykcji, w której został wydany certyfikat. Dokument powinien zostać sporządzony w urzędowej formie przez właściwe organy podatkowe. Powinien być również przedstawiony w oryginale – format pdf, kopia lub forma mailowa jest niewystarczająca. Nie ma konieczności tłumaczenia certyfikatu na język polski ani opatrywania go klauzulą apostille.

 

Na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów sądy dopuszczały możliwość doręczenia certyfikatu rezydencji podatkowej po dokonaniu płatności, nie obowiązywały również żadne oficjalne ograniczenia czasowe dotyczące ważności dokumentu.

 

Od 2015 roku aby uniknąć potencjalnych sporów z zagranicznymi kontrahentami, warto zastrzec w zawieranych umowach obowiązek dostarczenia certyfikatu przed terminem dokonania płatności, ze wskazaniem, że brak takiego certyfikatu upoważnia polski podmiot do pobrania podatku u źródła zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

Nowe zasady zostały wprowadzone na mocy art. 1 pkt 24 lit. b ustawy z dnia 29 sierpnia 2015 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2014, poz.1328).

przewiń do góry